11.09.17
このところ某ISO事務局代行業者から毎日のように「事務局代行いかがですか？」というメールが来る。と言えば、どこかはご存知でしょう。以前、内部監査員検定なんて新事業を立ち上げたもののポシャッたあそこですよ。それはともかく、まあ公序良俗に反しない限りどんな商売をしても良いわけだし、需要があれば結構なことである。私は他人のビジネスが順調で金儲けをしても妬むほど下卑ではない。大いに成功してほしいと願っている。
しかし、毎日のように来る宣伝メールを見ていると、どうも変だと思うのである。いや、その代行業者がおかしいというわけではない。そこのお客さんからいただいたと掲載してあるお便り、感謝のメールなるものがどうにも私には理解できないのである。
と言っても、お読みになっている方には理解できないだろうから、いくつか事例をあげる。
「代行業者さんに不要な規定をなくしてもらって、ありがとうございました。」
はあ！わざわざ業者を頼んで、自分の会社の文書が必要か不要かを判断してもらったというわけだ。
私にはそういうことが想像もできない。過去、私が現場監督であったときでも、会社の決まりでも仕事の手順や要領を決めた文書でもたくさん作った。ワープロがない時代には紙に鉛筆で手書きして作成した。それを部下に示して、その通り仕事をしろと命じた。手順を決めてその通り仕事をさせることが私の仕事であり、もしそれに従わない作業者がいれば是正させ、その通りさせた。だって私は製品を仕様とおり製造することが仕事であるからだ。
もちろん製品品質に直接関わらない、掃除であろうと、機械設備の点検であろうと、決めた手順は守らせるのは当然であり、守らない人は排除するのはやむをえない。それは横暴だなんておっしゃる方は、企業で働くことはできない。
もちろん、手順が間違っていたりあるいは手順や基準を改善をした場合は、早急に文書を改定するのは当然であり、それこそが標準化というものである。
標準化というものはISO9000ｓなどが発生するよりはるか以前から存在する考えである。そういえば、ISOの正式呼称は国際標準化機構であった。 標準化の目的は三つあり、最善の方法を全員が行うこと、改善の基本となること、技術を残すことである。標準化したものが不適切だったら、速やかに変更することも標準化の効用の一つである。 |
「代行業者さんに内部監査をしてもらったら、15分でたくさんの課題が抽出できました。来年以降も内部監査はお任せしたほうが良いと思いました」
外部の人が来て、内部監査をして効果が出たとするならば、その内部監査のレベルは構築した時点と言えるでしょう。すなわち規格適合を見ているだけなのでしょうね。
内部監査って、何のためにするのでしょうか？ 何を調べろという経営者からの指示もないのでしょうか？
まあ、そんなことをいうだけ無駄か・・・
私は監査が仕事である。始めて訪問する会社も多いし、二度とお邪魔しない会社も多い。じゃあ、外部の私が行って監査ができるのかといえば、条件がまったく異なる。私は訪問先の被監査部門から依頼されているのではない。私の依頼者は訪問先の会社の親会社の役員であり、監査目的は訪問先に関わらず事前に提示されている。私の仕事は命令されたことを粛々と点検して、依頼者である役員に報告することだ。だから私は始めて訪問する会社の監査だってできる。
しかし、もし私が始めて訪問する会社から内部監査を依頼されたなら、依頼者である先方の社長あるいは品質/環境担当役員にヒアリングをして監査目的、依頼者の思いなどを聞き取らないと監査はできない。もちろんISO規格適合か否か程度であれば簡単だ。でも内部監査は適合性だけじゃないだろう。有効性、効率性、そして改善提案をするには事前情報収集以前に、依頼者である経営者のお考えを知らずに内部監査ができるわけがない。 代行業者に頼んでいるところは、そういうことさえご理解できないであろう。
「データの集計作業、教育資料作り、教育の実施など事務局の仕事をほとんどしてくれます」
読むにつれ、だんだんと気が遠くなってくる。現実の世界のこととは思えない。そもそも会社ですること、つまり営業であろうと、経理であろうと、掃除であろうと、必要なことをするのであって、しなくてもよい不要なことはするはずがない。
データ集計であろうと、教育資料つくりであろうと、必要のことは仕事をしている人自身が知らなければならないだろうし、知っているならば自分でできるはずだ。
松下幸之助は『なぜコンサルを頼むのか、自分でできないのか』と語ったそうだ。
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もしそういった固有技術というか基本技能が不足しているなら、ISO代行業者ではなく、経営コンサルにシステム再構築をどうすべきかを頼むことになるだろう。
教育のための教育なら、教育を止めることが必要なことではないのか？
実際に多くの企業はISO審査のために教育をしている。なぜそのような無駄をしているのか？ きっと経営上余裕があるのだろう。
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「環境側面を代わって調べてもらってありがたい」
もう、語る気にもならない。外部の人が来て「これが御社の著しい環境側面です」と言われてあなたは納得するのだろうか？
私は納得しない。まず、自分の会社の環境側面なら、従来から知っていなければ仕事を安心して進めることができない。次に、人様から言われたとしても、そんなものを信用できるわけがない。管理しないと事故や違反が起きるかもしれないものを、赤の他人が言ったからと信用できるのかい？
「紙・ごみ・電気に代わる改善テーマを見つけていただいた」
もう私の理解を超える。自分の会社を良くするために、ありていに言えば金儲けをするために、何をすべきかを社内の人間が考えずにどうするのか？
もっとも、自分たちでは紙・ごみ・電気程度しか思い浮かばなかったなら、なんでもありがたがるのだろう。
そんなことを考えていると、どうもISO代行業者も、そこに頼んでいる会社も、ISOというゲーム、あるいはISOゴッコをしているだけのように思える。
もっともこのゲームは楽しいものではなく、苦しいゲームのようだ 
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ISO認証しなければならないというときには、従来からの仕組みがISO規格を満たしていることを説明することしか考えなかった。だから余計な仕事などする気はなく、元から必要な仕事は元からしていたわけで、ISOのためにしなければならないとか、自分たちではできないとか手が回らないということはなかった。
前述したようにどのような商売でも犯罪ではない。私はISO代行業者をどうこう言うつもりはない。しかしISO代行業者に頼む会社は一度ISO認証を返上したらどうか？ だって自分で運用できない（という言い方は私は嫌いだが）会社は元々ISOに不適合である。
本日の提言
このISO事務局代行業者は元々はISOコンサルだったらしい。いやしくもISOコンサルと名乗るのであれば、このようなお客様に対して、お客さんはISOやるレベルではないから止めたらどうですかと言うべきではないだろうか？
いや、国交省の入札での加算点のためにISO認証が必要だと言うなら、あなたは加算点を得ようとするのは間違いですと諭すべきなのである。
だって、入札のときISO認証していれば加算するということは、その企業が優れているということを期待してのことであり、優れていない企業が看板ほしさにISO事務局代行業者を使うこと自体間違っているのである。
ご異議ございましょうか？
ぶらっくたいがぁ様からお便りを頂きました（2011.09.18）
はあ！わざわざ業者を頼んで、自分の会社の文書が必要か不要かを判断してもらったというわけだ それはそうでしょう。仕方ないと思いますよ。 だって、「自分の会社にとって必要か不要か」ではなく、「審査員から見て必要か不要か」が自分たちではわからないから"専門知識のある業者"に判断してもらうのですし。 この代行業者さんの賢いところは、「こうすれば廃止しても審査に通る」ということは教えても、「審査員のことなど気にせず自分たちの判断で考えればいい」という肝心なことは教えないことです。 ま、手品のタネをあかすマジシャンはいませんから当然ですけどね。 |
たいがぁ様 毎度ありがとうございます。 うーむ、審査員が必要とする文書であるかどうか・・・そのようなことは思いもよりませんでした。 ISOとは奥が深い・・ するってえと、つまりISO審査というものは審査員のため、認証というものは審査機関（認証機関）を養うためであったか！ おばQ、不覚であった 
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事務局代行業の新しいメルマガ（2011.09.20）
私のウェブサイトをご覧になったわけでもないだろうけど、事務局代行業をしている会社からのメルマガで、私への回答らしきものが記載されていた。
なお、引用の基本原則は守っているつもりです。
・そもそもＩＳＯは社内で運用しないと意味がないじゃないか！ ・ＩＳＯの運用代行をしたところでうまくいく理由がない ・ＩＳＯを丸投げするなんてけしからん！！ 今日は少しこの辺りへの回答をまとめさせて頂きます。 御社のISOの活動は、本当にうまくいっているでしょうか？ 本当に、手間と効果の割合（効率）は適切といえるでしょうか？ 理由は簡単です。 これらの活動を推進していく皆さんが、兼務の中でお仕事をされており、本業での時間を差し置いては、このあたりに全力投球できない状況にあるからです。 実は、専任でやっておられる企業の担当者様には、いろいろノウハウをお伝えすると、なんだかんだコツコツ進んでいたり、暗中模索ながら、システムの無駄はなくなってきているものなんです。 ですから、単にうまくいっていない企業は、それなりの時間と労力をかけずらい中でうこかざるを得ない状況になっているからなのです。 ではどうすればよいのか？ そこに、世の中のサービスの根幹が浮かび上がってきます。 例えば、御社が請け負っておられる工程は、ひょっとしたらお客様のもとでも動かしていける工程なのかもしれませんね。 でも、御社でお仕事された方が、 ・仕事が早い ・安く済む ・無駄がない ・効率が良い ということなのでしょう。 その理由は？ もちろん、御社のお仕事が、プロのサービスだからでしょう。 世の中は、このようなアウトソーシングサービスで成り立っています。 私たちはどういうプロなのだろうか？ そう考えたところに、このサービスは存在しています。 つまり、私どものISO運用代行サービスとは、事務局にプロが入ることで、いろいろな活動を少しずつ進めていきましょうというサービスなんです。 ですから、ISOを外で運営するという発想ではありません。 ISOを社内でしないことにはなりませんし、むしろもっと社内で進めていくことになります。 単に、事務局機能をプロが少しサポートさせて頂くだけで、動きづらい点が動くだけなのです。 ISOの運営そのものが、ようやく世の中の当たり前のサービスの根幹に近づいたのだろうということです。 ですから、ISO運用代行という言葉に負けないでください（笑） 事務局にメンバーが加わるだけで、今まで皆さんが頭の中でしかイメージしていなかったことが、進んでいくのですから。 |
私はこのメルマガを読みまして、この文章を書かれた方はまったく勘違いをされているのではないかと思いました。それは次の文章です。 理由は簡単です。 これらの活動を推進していく皆さんが、兼務の中でお仕事をされており、本業での時間を差し置いては、このあたりに全力投球できない状況にあるからです。 その理由は簡単どころか、まったく分かりません。あるいは、私の考えているISOと、世の中の人が考えているISOがまったく異なるものなのかもしれません。 私にとって、ISOとは本業以外の何ものでもありません。それは文書を作ることが本業だとか、教育することが本業であるという意味ではありません。 本業として従来からしていた文書、記録、教育、是正処置、その他もろもろがISOのすべてということです。つまり私はISO出現前からしていたことしかしていません。そしてそのあるがままを審査員に説明して、それでISO規格要求事項をすべて満たしていることを理解してもらうことしかしていません。 ですから、本業での時間を差し置いては、このあたりに全力投球できない状況なるものがありえないということです。 仕事に全力投球すればするほど、ISO規格要求を満たすことになります。そうでなくて、ISOのための仕事などをしていれば、今の時代、他社との競争に負けてしまうでしょう。 そこで疑問を持ったのですが、本来業務である例えば営業なり開発なりをアウトソースしたならば、その会社の存在意義はなんだろうかと・・・商社になるわけでもないでしょう。商社には商社という基本機能があり、それをアウトソースするはずがありません。 それともですが・・・一般の会社ではISOのための仕事というものをしているのでしょうか？ それはどのようなお仕事なのでしょうか？ しているとすれば、そもそもがどこかおかしいのではないでしょうか？ |
あらま様からお便りを頂きました（2011.09.24）
おばQ さま あらまです 「本業の合間に ISO 」 そうしたカン違いは、多く見受けられますね。  ところで、秋のお彼岸のシーズンですが、「墓参りの代行」というのがあるそうです。お彼岸なのに忙しくて田舎の墓参りも出来ない人のために・・・なんだそうです。 結構、人気があるようですね。 でも、これもカン違いではないでしょうか ? |
あらま様 毎度ありがとうございます。 「墓参りの代行」 いやあ、きついです！ 私の場合は、お墓に行かないだけでなく、代行も頼んでおりません。親不孝きわまります。 もっとも我が家で一番偉いのは家内であり、家内は一家を代表してお墓参りをしておりますのでお許しください。 おっと、私は大日本帝国海軍兵曹長であったオヤジのおまいりは靖国神社で代用しております。戦死はしませんでしたが靖国に祭られる働きはしたと思います。私にとっては田舎の墓より靖国神社は近いので楽です。 |
au200x様からお便りを頂きました（2011.10.20）
監査の言いなりで仕事倍増・売り上げ減少 「監査 余計な仕事」でGoogle検索して、佐為様の以下ページを見つけ、拝見させていただきました。 http://www.mars.dti.ne.jp/~saitota/2011/iso352.htm 共感できないところ、共感できるところ両者ともありましたが、今日は特に以下の文章に感銘を受けて、お便りを出させていただきます。 ISO認証しなければならないというときには、従来からの仕組みがISO規格を満たしていることを説明することしか考えなかった。だから余計な仕事などする気はなく、元から必要な仕事は元からしていたわけで、ISOのためにしなければならないとか、自分たちではできないとか手が回らないということはなかった。 「凄い！佐為さんみたいな人がうちに居てくれれば…」と思いました。 と言うのも、当社（会社名は伏せさせていただきます）もISO認証を受けているのですが、当社は上記記述とは全く逆の動き、つまり監査に言われるがままに、ISOの為の仕事が増えております。 ・従来からの仕組みがISO規格を満たしていることを説明しない、または説明をしても監査を説得させる事が出来ない。 ・従来からの仕組みをISOに合うように、システムおよび業務フローを無理矢理改変した。 ・結果、業務の実態と噛み合わず、ISOの為にしなければならない余計な仕事が発生するようになった。 ISO認証を受けるのは、トップダウンでの強制であり避けられないため、現場としては、理想は佐為さんのようにうまく説明をして、通常の業務がISOに適合している事を納得させ、ISO認証を受ける事にあるのですけどね。ISOに業務を合わせるのは人物金を使いますから。 ISOの為にしなければならない余計な仕事は数え切れないほどありますが、その中でも一番きついのは、自社のみならず、取引先である仕入先・顧客などにも余計な仕事をお願いするようになった事です。 例えば、以下例のように、通常問題とならない細かい矛盾や誤字脱字などに対して、書類出し直しを依頼する事が挙げられます。 例）顧客から貰う注文書に記載されている当社取扱製品の名称や製品番号が、たとえ1文字でも違うと、出し直しを依頼。 →監査：「顧客からの注文に対して、見積書と注文請書に記載されている製品名と食い違うのはおかしい」として認めない。 →実態：顧客はいちいち製品の正式名称（長いものだと100文字に近くなる）を覚えていないし、顧客によってはシステム上、文字数制限などの関係であえて略して記述される事も多い。 →問題：注文書には必ず社印をいただくように監査から言われているため、注文書の出し直しは、顧客によっては一から社内承認の手続きが必要となる。これは労力と時間がかなり必要となり、顧客にかなり嫌がられる。しかもまた細かい誤字脱字が発生すれば、2度も3度もやり直しさせる。 合わせ技で、この注文書出し直しに時間がかかると、当初予定していた納期が延びてしまったり、見積書記載の見積もり有効期限を過ぎてしまう。すると「有効期限が過ぎている見積書に対する注文書は矛盾している！」「見積書に記載されている納期と、顧客からの注文書記載の納期が食い違うのはおかしい！」として監査が認めないため、見積書の出し直しからやり直すハメになる。 さらに、見積書には見積書番号が記載されており、これが見積書を出す度に変わってしまう。これに顧客が気付かないと、今度は注文書と見積書に記載されている見積書番号の食い違いが発生し、監査はこれも細かくチェックするため、注文書出し直しとなる。 こうして顧客によっては、「そんな細かい事で、何故面倒な事を何度もやらせるんだ！業務効率改善の為にこの製品を買おうと思ったのに、その製品を買うのに業務効率が落ちてしまっているじゃないか！」と怒ってしまい、折角営業が汗水流して取ってきた案件を水の泡にしてしまう事もある。 これは顧客だけではなく、仕入れ先も同じように細かい事を要求するため、仕入れ先からも取引お断りされている所もあります。その結果、当社で扱える製品やメーカーに制限がかかる事や、当社が仕入れ先に対してのあいみつもしにくくなる事で、利益が上がりにくくなったり、競争力をそがれてしまっています。 このように、ISOに適応する為にとんでもなく無駄な仕事が発生し、あまつさえ案件を増やして利益を増やす為に認証を受けたはずのISO認証が、逆に案件を減らす事態に陥っています。 本来の仕事は「会社の本業で利益を出す為の業務」であるはずなのに、最近では、「ISOを認証する為の業務」になってしまっていると痛感しています。 長くなってしまいましたが、お便りは以上です。 |
au200x様 お便りありがとうございます。 まったく同じではありませんが、私も似たような体験は数え切れず、いや今でも審査ではそのようなご宣託を受けております。 正直言いまして、私の場合はいかにやわらかく断るかということに論点があります。厳しくバシと言ってやれば効くとは思いますが、あとあと差しさわりがありますので・・いろいろ事情があるのですよ 本当の解決策は認証機関を換えることだとは思います。しかし私の場合は業界系という重荷がありまして・・ au200x様にアドバイスも難しいのですが、社内的にこのようなことでは事業継続上まずいというコンセンサスをまとめて、認証機関のトップに重箱の隅を突くような審査はやめてちゃんとした審査をしてほしいと申し入れることでしょう。もちろんISOの正式な手順としては、苦情、異議申し立てという方法がありますが、これをしますと、その審査員は次回更新時に失格してしまう恐れがあり、審査員といえど人の子、人の親、不幸にすることはないでしょう。心を入れ替えてくれればいいと上から目線で行きましょう。 もしですが、貴社の内部でそのようなコンセンサスが得られなければ、それまでの会社だと思うしかありません。 ただ、一歩下がって反省することも必要でしょう。 注文書に誤字脱字があるのは記載者が先様でもみっともない。型名のネーミングを改善しようか、型名の表記をわかりやすくしようか、発注システムを改善してわざわざ型名を書くのではなく、選択してもらうだけにしようとか、今のお仕事をこれを機会に改善してお客様も楽に、お宅様も楽になる方法はないのでしょうか？ 私は25年も前は、現場の管理者でした。上司からは加工時間を短くしろ、たな卸しをなくせ、不良を減らせと怒鳴られていました。しかし私は部下に同じことは言いませんでした。もっと楽な方法を考えよう、もっと簡単な方法を考えよう、立たないで座ってできるように改善しようと言いました。そして楽な方法、簡単な方法、座わってできるようにすると、その結果、加工時間も短く、不良も減りました。 ここはひとつ、審査員の言葉をアホな上司を思えば案外改善ができるかもしれません。いかがなものでしょう？ |
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