監査実践論その5 証拠はなんだ! 根拠はなんだ?

11.10.29
「不適合」とは「nonconformity」のことで、その意味は、そのまんまで適合していないことである。と言い切ってしまっては、ツッコミが入るかもしれないので確認しておこう。
ISO9000:2005 3.6.2(JISQ9000:2006)で「nonconformity」は「non-fulfilment of a requirement」と定義されていて、日本語訳である「要求事項を満たしていないこと」は適正である。
「いや納得できない」という人も入るだろうから英英辞典を引いてみよう。
conformity
acting according to certain accepted standards
behavior that is acceptable because it is similar to the behavior of everyone else
辞書によって記述はいろいろだが、基準あるいは規範に則って行動することがconformityであり、則っていないことをnonconformityという。ここまでは、よろしいか?
誰もが、このアホは何を語っているのか? 当たり前だろうとおっしゃるだろう。だがもう少し読んでいくと、それが当たり前でなくなる可能性はきわめて高い。
なお、このような場合、座右の国語辞典に手を伸ばすとか、本棚から広辞苑を引っ張り出すのはまったく意味がない。日本語とかJISはまったく意味がなく、ISO規格の英文を見なければ正しい意味は分からない。
ISO審査で「不適合」つまり「nonconformity」となるものは、ISO9000の定義からいって、審査基準であるISO規格要求、関係法規制、及びその会社のルールを満たしていないことである。つまりISO規格でいえばshallがあるのに、それをしていないことである。要求事項に書いてなければ、していようと、していなくても不適合とはならない。
どうして?
だって、不適合とは「要求事項を満たしていないこと」であると1分前に確認しましたよね? 決して審査員が「気に入らない」とか「俺の考えと違う」と思うことではありません。
非常に簡単というか、単純なことである。

不真面目というか不遜と言われるかもしれないが、私はISO審査とはゲームであるとみなしている。では、ゲームとはなんだろうか?
家内である 決して暇つぶしや遊びをゲームというのではない。ゲームを、多くの人が定義している。最大公約数的なものは「プレイヤーが与えられた情報によって意思を決定して、与えられた資源を使い、目標達成を目指すもの」であるという。
ここで情報も資源も有限であることがミソだ。例えば資源の一つであるお金や時間の制約をとってしまってはゲームの面白さは半減する。囲碁でコウにもちこみ、相手の時間切れを狙うのも立派な戦術であり、ブラフで相手をおろすのも立派な作戦であり、そしてドロップするのも立派な対応である。
この定義では、囲碁や将棋はもちろん、投資や経営も、戦争も、出世競争も、そして恋愛  もゲームといえるだろう。いや、私たちの暮らし、人生、国家運営、すべてがゲームなのだろう。いずれも単なるばくちではない。
しかし、宝くじやスロットマシンはゲームではない。能力や決断ではなく、運しだいというところが大きいから。

ISO審査とは、攻める側と守る側に分かれて、それぞれが有限の資源を与えられ、ルールに従い、最大限の収穫を得るための攻防であることに異存はないだろう。
いや、裁判官のごとく合否判定に徹しているとか、会社を良くするためのイベントであるとおっしゃる方もいるかもしれない。それは否定はしない。しかし、そのイベントの実施に当たってはルールに従い、もっているリソースを最大活用して成果を最大化しようとするというゲームの定義からは逃れられないだろう。
じゃあ、プレイヤーである審査員も会社側もルールを遵守しなければならない。
ルールって何よ?
そんなこと言っちゃ困りますよ。ルールとは、ISO9001やISO14001ではありませんよ。ISO17021そのものではござらぬか。そしてその下位文書としてJABの規定類が多々ある。お互いにこれらのゲームのルール知り尽くして、そのルールを守って、己のリソースを最大限に活用して、相手の弱点を突き、己の利益を最大化しようとして行動するのではないですか?
ご注意
ISO審査は指導の場とお思いの方は、こんなウェブサイトを見ても勉強になりません。またISO審査員を先生と呼ぶ方もお立ち去りください。
ゲームを守らないプレイヤーはゲームから排除される。囲碁や将棋なら「待った」をする人は「もう来るな」と言われたり、碁会所のショバ代を払っても誰も相手になってくれなくなる。剣道でも相手をけったりするのは芳しくないし、サッカーで手を使うのはいけません。
ISO審査では・・・そりゃISO17021を守らない人ですよね、
審査において不適合が出ることは大いにあるだろう。会社のシステムが完璧であることはないし、ノーミスで運用されることもありえない。当然、ISO9001及びISO14001並びに会社のルールを逸脱することもあるだろう。そういう事実があれば厳しく不適合!とホイッスルを吹くのは正しいことだし、会社にとっても良いことだ。ルール違反して勝利を得ることは恥ずかしいことだし、なによりもつまらない。我々の目指すところは、ルールを守って勝利することであり、インチキしても勝つことではない。
あなたは、長距離走で近道をして入賞してもうれしくないだろう。難関大学を裏口から入っても誇りをもてないだろう。でも現実には、裏技、裏口を活用する人は多いようだ。
しかし実際のISOのゲームではどうだろうか?
どうだろうかって、どういう意味かって? そりゃ、そのまんまさ、ゲームを守っていないプレイヤーが多すぎである。
あるコンサルの方が言った言葉である。
「審査員が何を根拠に審査しているのかよく分からない」
あなたもそんな経験はないだろうか?
はっきりいって、その状態は既にISO17021に反している。なぜなら、ISO17021:2011に次のように書いてある。
「9.1.9.8.1 (後段)いかなる不適合も、理解できるような方法で提示し(中略)なければならない。
注記 "理解できる"とは、必ずしも、依頼者が不適合を受け入れたことを意味するものではない」
己が書いた文章を会社側が読んでも理解できないなら、審査員は文章力が未熟なことを恥じるべきである。そういうのを力量がないというのだ。

おっと、なぜ不適合であることが理解できないのだろうか?
多くの場合、証拠不十分、根拠不明確ということがその原因である。
ISOゲームのルール、ISO17021:2011ではこのように定めている。
「9.1.9.6.3 不適合の所見は、審査基準の特定の要求事項に対して記録し、不適合の明確な記述を含め、不適合の根拠となった客観的証拠を詳細に明示しなければならない」
ご注意願いたい。特定の要求事項とはどのshallに該当するかを、示さねばならないということだ。

実例を挙げる。
「4.4.2 有意な設備の作業者に対しては、力量判定を実施していますが、一部の部門では力量を経験のみで判定しています」(2010年のJ△○□の実例である)
これが正しい判定か、誤っているかはともかく、不適合の記述としては明らかに間違っている。間違っているというより、記載要件を満たしていないと言うべきだろうか。
まず、証拠はなんだろうか? 一部の部門とある。一部って何なのよ、どこなのですか? あなたが検事であればそのようなあいまいな証拠では起訴に持ち込めないし、持ち込んでも笑い物になるだけである。
「どこどこ工場のなんという業務である」と証拠を突きつけないと次に進めない。もしこの審査で私が対応したなら、「申し訳ありませんが、この記述では対策が取れません。もっと具体的に事物を特定してください」と言うだろう。
まあ、ここでは大いに妥協して証拠があったとしよう。
次に根拠はなんだろうか?
ここでは4.4.2を根拠としている。しかしISO17021では「特定の要求事項」とある。4.4.2項にはshallは6個あるし、それを受けている動詞はもっとたくさんある。果たしてこのときどのフレーズを根拠として不適合としたのであろうか?
規格の文言には「・・すべての人が、適切な教育、訓練又は経験に基づく力量をもつことを確実にすること」とあるので、まあ、そこだろうと仮定しよう。
さて、不適合するには、この文章のどれかを満たしていないことを立証しなければならないのだ。
ならば
「4.4.2では『適切な教育、訓練又は経験に基づく力量をもつことを確実にすること』とありますが、○○職場では経験のみに基づいて力量判定していました」となるのだろうか?
しかし、どうもこれはすわりが悪い。なぜなら規格要求は「力量を確実にすること」であり、不適合の記述は「判定している」となっているからだ。
規格対応とするには
「4.4.2では『適切な教育、訓練又は経験に基づく力量をもつことを確実にすること』とありますが、○○職場では経験のみに基づいて力量が確実であると判定していました」
とするのだろうか?
しかし、ここでは三つの方法が「又は」で接続しているのだから、
 「適切な教育に基づく力量をもつこと」でも規格要求を満たすことになる。
 「適切な訓練に基づく力量をもつこと」でも規格要求を満たすことになる。
 「適切な経験に基づく力量をもつこと」でも規格要求を満たすことになる。
英文の「適切な(appropriate)」は、教育だけでなく、訓練にも、経験にもかかっているように私には思える。
とすると
「4.4.2 有意な設備の作業者に対しては、力量判定を実施していますが、一部の部門では力量を経験のみに基づいて力量が確実であると判定していました」
というのはどうも不適合ではないような気がする。いや、経験のみで力量を判定してはまずいのだろうか?
「規格要求は、力量をもつことを確実にすることだ」だから「経験だけでなく、経験に基づく力量があるかを確認していないことが問題だ」とおっしゃる人がいることを予想する。
だが、それは言葉の言い回しだけのことで、論理的にはおかしくない。
なにごとも教育だけでは心配だというのはわかる。大学で経営学を学んできましたといっても、すぐにも執行役につかせることには誰もが躊躇する。あるいは訓練だけでも心配だ。フライトシミュレーターで2000時間飛んでますといわれても乗客を乗せた旅客機を任せるわけには・・
しかし過去3年間、会計事務所に勤めていましたとか、品質保証マネージャーを5年していますというなら、ちょっと話をすれば本物か口先だけは分かる。経験つまり実務をもってしても力量を判断できないとすれば、どのような方法ならよいのだろうか?

ちょっと待てよ、我々は認証機関から「この審査員でどうですか?」という提案を受けて、それを飲んだのである。
じゃあ、認証機関はその審査員の力量をどのようにして確認したのだろうか?
教育か? 訓練か? 経験か? あるいはそれらの組み合わせによってだろうか?
だが、現実の審査において力量がないことが明らかになったことであるから、それらの方法はみな適切な力量確認方法でなかったことになる。
どうするのでしょうか?
ISO17021に従い、証拠、根拠を明記できない審査員が力量があるはずがない。なお、この箇所はISO17021:2011で追加となった。じゃあ、今までは良かったのか?
良かったはずはない
ISO17021:2011以前はISO19011:2002が第三者監査(審査)で引用されており、そこでは「4.規定項目の内容」で「この監査証拠を監査基準と比較して監査所見とする。」とあり、証拠と根拠を記載することは元からである。それに、監査の種類を問わず、これは当然過ぎる原則だ。
知らない人は罪刑法定主義を勉強しよう

「4.3.1 本来業務に直結した改善活動にするための、有益な環境側面の抽出を行う改善の余地があります」これもJ△○○の実例である。
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サッカーなのに、ボールを
持って走っている審査員は
誰だ!
実を言って、こんなアホ指摘を出されたのは私ではない。知り合いの会社である。私の知り合いはおとなしくて、審査員に礼儀正しい方が多い。審査員は運が良かったと神に感謝すべきだろう。
本来ならこんな不適合を出されたら、即JABに持ち込むべきか、認証機関の取締役のところに持っていって「どういうことか、わからないんです」とカマトト作戦で行こうか。
案外、そんな認証機関では取締役も有益な側面があると信じていたりして・・
これを読むと、どうにも理解できないというか、越えられない溝があることを白状する。
まず、改善活動のために環境側面を特定し、著しいものを決定するのではない。遵法と汚染の予防のために管理しなければならないためである。改善とは無関係ではないが、それが第一目的ではない。
次に有益な側面であるが、4.3.1には有益な環境側面の要求事項はない。いや、それどころかそういう語がない。これは言い換えると審査員が己の力量がないことの言い訳として使う言葉なのだろうか。恐れ多くも卑しくも、審査員と名乗るなら、ISO規格の文言から不適合にする根拠を探してこなければならない。
それに改善の余地があるということは、現状でも悪くないということだ。それでも是正しろというのはどういうことなのだろうか?

ともかく、このわけの分からない指摘を添削してみよう。
大いに善意に解釈して意訳すれば
「4.3.1 a)では管理でき影響を及ぼすことができる環境側面を特定することを要求していますが、御社では○○については環境側面の抽出を行っていません」としたらよいかもしれない。
あるいはどうしても有益という言葉を使いたいなら「3.7で環境影響を有害、有益を問わず環境側面から生じるものと定義していますが、御社では有益な影響を考慮していない」とするのもありかもしれない。しかしその場合、結果としての環境側面には有害も有益もない。だからまさかインバーターエアコンとか風力発電が有益な側面になるはずはない。となると、インバータエアコンや改善活動が有益な環境側面と語っている、あまたの審査員やコンサルはやはり間違っていたことが再確認できるだろう。

面白い不適合がある
「4.4.5 規格では文書が読みやすいことを要求していますが、マニュアルの記述にどうともとれるような記述があります。誰が読んでも理解できるように」もちろん、これも2011年のJ○○の現実の報告書からの引用である。
初めて知ったのだが、legibleとは子供が読んでも分かりやすいことであったのか!
もはや、審査員の受諾の前に、規格の理解度テストをしなければならないようだ。あるいはもうレベルの低いISO審査など不要だというべきだろうか?
ともかく、これを添削するには、そのお気持ちを汲まなければならない。
私の想像では次のようになるのだろうか?
「4.4.5b)項では、文書のレビューを要求しています。マニュアルの記述がどうともとれるような記述があり、レビューが不足している。」
もっともこのようにがんばっても、証拠の記載がなく起訴は却下されることは間違いない。

初版ISO17021が制定されたのが2006年で、それが適用されたのが2008年だったはずだ。もちろんそれ以前だってIAFのガイド62とかガイド66というものがあり、不適合にするのにいい加減で良いということはなかった。しかしISO17021が制定されたとき、審査報告書にしっかり証拠、根拠を書かなければならないという認識を審査員も認証機関も持ったはずだ。そのとき認証機関は一生懸命に審査員教育をしていたのを覚えている。
しかしその後、証拠、根拠をちゃんと書く認証機関ももちろんあるが、ちゃんと書かない(書けないのかもしれない)認証機関もある。
そしてそのときから明確な不適合というものは激減したのである。審査員が証拠と根拠をあげることができないためかどうかはわからない。
しかし、是正を求められなくなったわけではない。そのときから不適合ではないが、観察とか改善の機会とか怪しい名称の置き土産をするようになった。それは是正しなくて良いのか?と聞いたら、是正をしなければならないという。是正というなら不適合でなければならない。いや不適合でなければ論理的に是正ができない。これはどういう理屈なのだろうか?
ともかく、ISO17021初版が制定されてから、不適合というものはあまり見かけなくなったが、是正を必要とするものはいまだにたくさん提起されている。
ちゃんと証拠もかけず、根拠も自分で分からないようなのだが、それまでして不適合ないしは是正を必要とする指摘事項をあげたいのだろうか? その心は何だろう?
ところでISO17021は2011年に改訂された。中身はほとんど変わらないが、これを機会に多くの人が読むだろう。我が同志、ぶらっくたいがぁさんもわざわざ大金を払ってpdf版を購入したという。多くの人が、証拠、根拠がなければ不適合じゃないんだと気がついたら審査員の多くは困るだろう。根拠は項番だけではなく、どの語に対応するものがないかを書かないとならないんだと気がつくと今までの不適合の9割は記述が不適合であることがばれてしまう。
審査員受難の時代か?
いや、それが当たり前のことだよね!

本日のまとめ
タイトルは「証拠はなんだ! 根拠はなんだ?」でした。
あなたが内部監査をするときも必ず不適合の証拠と根拠をあげなければなりません。ISO審査で内部監査記録を審査員が見たらきっと参考になることでしょう。
ところで、もっと大事なことですが、適合とする場合でも適合とした証拠と根拠を書かなくてはならないのです。残念ながら、これを実行している審査員も内部監査員もまず見かけません。
私ですか?
当たり前です。己の責任を果たすには、○○を見たところ○○であったので○○法の規制を遵守していることを確認したと書かなければなりません。私はそれでオマンマを食っているのです。

本日の裏話
この駄文は先日お便りを下さった方の「審査員が何を根拠に審査しているのかよく分からない」という一文を読んで私の頭にイメージが浮かんだのです。
この駄文を書くのに要した時間は下書きなしで1時間10分でありました。
こんな文章はあっという間に叩きだすのに、まっとうなレポートを書くとなると、とたんにキーボードの音がしなくなるのは私の無知、無能、未熟さゆえでしょうか?



あっという間にぶらっくたいがぁ様からお便りを頂きました(2011.10.29)
またまたガチンコですね。

フライトシミュレーターで2000時間飛んでますといわれても乗客を乗せた旅客機を任せるわけには・・

セスナなら2000時間ぐらい飛んでいるので単独なら乗ってみたいと思いますが、実機の操縦桿がキーボードであることが条件となりますwww

たいがぁ様 まいどありがとうございます。
いくらなんでも 2000時間!
それって、毎日1時間飛んでも7年間になりますよ!
イングリッシュマラソンなんてのがありますが、英語を1000時間聞くとペラペラになるそうです。
フライトシミュレーターを2000時間すると・・・どうなるのでしょうか?

ぶらっくたいがぁ様から追加コメントが・・
たしかにそんなには飛んでませんわ。感覚でモノを言うとダメですね。

たいがぁ様 まいど!
フェルミ推定って言葉がありますが、自分が知らないこと、経験したことのないこと、実際に調査することができないようなことであっても、自分の知っていることに置き換えて短時間で推論することです。
たいがぁ様が2000時間と書かれても、私がたいがぁ様が実際にそれほどセスナを操縦しているかどうか分かるはずがありません。また調べる手もありません。
しかし、実際のパイロットで5000時間飛ぶとベテランなのだそうです。
本職パイロットが5000時間でベテランなら、バーチャルであろうと2000時間も飛んでいるはずがないと思っただけです。


名古屋鶏様からお便りを頂きました(2011.10.30)
「規格要求は、力量をもつことを確実にすることだ」だから「経験だけでなく、経験に基づく力量があるかを確認していないことが問題だ」とおっしゃる人がいることを予想する。
予想は正しいです。ホントにそう言われたことがあります。
「教育と力量は違います」と。
国家資格で保証されているものを「信用ならん」と言われても・・

鶏様 毎度ありがとうございます。
いえね、私もその審査員のお考えと同じなんですよ(刑事コロンボ調)
    そんな例をたくさん知ってます。
  • タクシーが道路から転落しましたよね、二種免許を持っているだけでは信用なりませんよね?
  • 電車事故がありましたよね、電車の運転士免許だけじゃ信用できません。
  • 自衛隊のF15が行方不明になりました。あのパイロットはそのときまで何千時間も無事故で飛んでたんです。経験だけじゃ力量があるとは言えないじゃないですか?
  • 弁護士の半数は常に裁判で負けてますよ、力量がないんでしょうね
  • 公害防止管理者の資格だけじゃダメでしょう、JFE、神戸製鋼、みんな公害防止管理者が関わってましたよ
  • ISO審査員だって、JRCA登録やCEAR登録しているから大丈夫なんて信用しちゃいけません。次回から力量がある審査員かどうかを御社が判定しなければダメでしょう。


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