本日は整理整頓の話である。
前にも書いたが、仕事をちゃんとしよう、手際よくしようとすると、必然的に机上はきれいになるのではないだろうか？
私は家内に整理整頓しろと過去30年以上口すっぱくして言い続けてきた。30年も言われ続けたら家内がノイローゼになるのではと心配される方は、ご安心を。家内はかえるのつらになんとやらでちっとも気にしない。私が毎朝言っている「愛しているよ」というのと同じように単なるノイズなのだろう。
もっとも家内はそう言われたとき無反応ではなく、「誰々さん（家内の友人のだれかの名前が入る）のお宅はこんなものではないわよ。我が家はなんて片付いているのでしょう？」と自分自身が感心しているので世話はない。

おっと、家内の名誉のために付け加えておくが、決して掃除をしないで埃だらけというのではなく、物がちらかっているということだ。家内は怠け者ではない。 悪口言ったら承知しないわよ

よく事務合理化の一アイテムとしてオフィスの巡回とか書類の整理整頓があげられるが、まったくまっとうなアプローチだと思う。
これだけだと先日と同じことになってしまうので、今日は少し話を進める。

整理整頓の整理とは不要なものを捨てること。
私たちの周りには家庭でも会社でもいらないものがたくさんある。実は私の目の前にも不要物がいっぱいです。
腕時計を買った時の箱やiPodの箱が引き出しの中にあります。あとでネットオークションにでも出すのでなければいりませんよね。
本だって一度読んだ本を何度も読み返すこともないようです。ただ積んでおくだけでは場所がもったいない。
おっと、古い服もいりません。私なんぞ、古くならなくても体形が変わってしまい3年も前のは着ることができません。といいながら着られない服がたくさんあるのです。
川崎大師で買ってきただるま、捨てるに捨てられず埃をかぶってます。
CDとかDVDのケースもかさになりますね。アプリケーションのDVDやソフトのマニュアルもいりません。Vistaにしたので以前買ったのをインストールしようとしたら、フォトショップエレメントもアクロバットもだめでした。オフィスソフトも古いのではだめです。役に立たないOSやアプリをとっておくのは無駄！　といいながら目の前にあります。
役に立たないものは捨てる！捨てましょう。
いらないもの、使わないものを捨てるだけで、あなたの部屋も職場もズーンと広くなること請け合います。

次は整頓である。
整頓とは置くべき所に置くこと
私は長らく現場作業をしていたが、熟練工は工具を置く場所が常に一定している。工具を持ったり置いたりするつど置き場所が変わるようではまだ一人前ではない。
どのような仕事でも見ているとわかります。駅員がマイクを置くのは一定の場所、車掌の手帳その他の道具はポケットが決まっている。
会社で仕事をしているとたくさんの紙の書類が存在する。もちろん家庭でも各種伝票（電気の検針記録、電話代の請求書、買い物のレシート）、重要書類（保険証書、パスポート、住所録・・）、あまり重要でない書類（お葬式の出席者、結婚式のお祝い金額・・）などなど

今では結婚式の祝儀やお葬式の香典金額などはあまり記録しておかないのだろうか？私はもらった分は返さなくてはならない、もらった以上は返さなくて良いという基準で運用している。 なにしろ基準による管理というマネジメントの鉄則を踏んでいる

さて、そういったさまざまな種類の書類や伝票を、どのように保管し利用するときにすぐに取り出せるかということはファイリングの基本でありISOの要求事項でもある。

正確に言えばISOは「たどり着けること」を要求しており、「すぐに」までは要求していない。

このために保管する場所を決めて、ファイルキャビネット、あるいは棚に、ここは○○関係、ここは○○関係など表示する。そしてファイルの背表紙には「うそ八百のファイル」とか「ほら吹きの記録」などと表示するのが一般的である。
しかし、現実のオフィスではこのファイリングと保管の鉄則は運用されていない。運用されていないなら鉄則ではないのだろう。
ではみなが毎日書類のありかが分からず混乱し、仕事が滞っているかと言えば、そうではない。自分の仕事の書類のありかは頭に入っているから、必要な書類はすぐに取り出して業務を処理しているというのが実態だろう。

実を言って我が家もそういう状態である。
「おい、今月の電気代が多いんじゃないか？」などと私が言うと、家内は30センチも積み重なった紙の山からサット先月分の検針票を取り出して「どれどれ、ああ20kWh多いわね、あなたがパソコンしすぎなんじゃないの」なんていう。

ちょっと待てよ、いくらなんでもそれは言いがかりというもの。私のモニターとパソコンの消費電力はCPUが一所懸命働いているときで130W、アイドル状態で90W弱だ。20kWhというと最大負荷で153時間、ということは毎日5時間PCを余分に動かしていることになる。 それはいくらなんでもありえない。なぜなら、私は朝6時過ぎには家を出て、帰宅は8時過ぎだから、在宅時間は10時間弱しかない。かつ元々私は家にいるときは寝ている以外はネットに付きっ切りなので、今以上にパソコンを動かすことはできない。

しかし、このような個人の記憶による文書や記録の管理方法は、ご本人がいれば良いが、不在のときは周りが困る。もっとも不正を隠しているということも考えられる。　　ご本人にしても時間が経つとどこに置いたか忘れることもあるだろう。
じゃあ、どうするべきか？　となると、やはり鉄則に戻るしかない。


本日の要点
おお、整理整頓と思っていたが、これはISOの文書管理、記録管理の話であったか。　



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