以前ISO事務局は不要だと書いたことがある。
では、本来盲腸のように不要であるISO事務局とはいったいはなにをしているのだろう？
環境事務局が環境パフォーマンス改善の中心として活動しているところがある。というより、そんな会社、工場が多いのかもしれない。しかし省エネも廃棄物削減も紙ごみ電気もそれを担当している部門があるはずで、それを横から事務局が指揮采配を振るったのでそちらは迷惑だろうし、事務局も疲れてしまうだろう。
社会貢献・社外コミュニケーション・広報は事務局の仕事だと語っている方を知っている。通常は総務部とか広報部の仕事だと思うが、まあそういう職務分掌の会社もあるのかもしれない。
環境側面を決定するのが事務局ですという会社は多いのではないだろうか？　多くてもそれが正しいとは限らない。事務局の仕事がデファクトスタンダードで決まるはずがない。
内部監査は事務局がしますという会社もある。その会社には監査役とか監査部がないのだろうか？　いったい内部統制はどうなっているのだろうか？
法規制を調べるのが事務局の役目ですという会社もある。へえ営業部や資材部は法律も知らずに仕事しているのでしょうか！
会社、企業はすべてがユニークであり、人それぞれ、人生それぞれであるのだから、どのような職務分掌でも方法でも悪くはない。しかし本来の役割を忘れてはいけないし、今の仕事が重荷になっているならそれも良くないと思う。

はたしてISO事務局とは何のために存在し、その基本的、根源的な機能は何だろうか？
ISO規格を読んでもISO事務局という語はでてこない。まあ現実から考えると事務局とは管理責任者の部下というか手足であろう。
世の中には変な考えをしている人がいて、「私は事務局を担当しており管理責任者を操って会社を思いのままに動かしている」なんて豪語している方もいる。本当なんでしょうか？　ISO事務局って投資も企業買収も定款の変更も自由にできるのかなんて考えちゃいました　

もっとも課長レベルで管理責任者というのも笑わせるのだが・・

まあ、それはおいといて・・・
では事務局の頭である環境管理責任者は何をするのか？
管理責任者の手足、上品にいえば執行機関である事務局は何をするべきなのか？
休日暇にあかせて、そんなことを考えてみた。

環境ISO事務局が管理責任者の執行機関とすれば、その仕事は管理責任者の役割そのものであるから、規格で定めていることをすることになる。

• 4.4.1a)環境マネジメントシステムを確立し、実施することを確実にすること
  

  英文では"ensuring"は文全体にかかるので、「管理責任者はEMSを確立すること、及びEMSを実施することを確実にすること」ではなく「管理責任者は、EMSを確立することとEMSを実施することのふたつを、確実にすること」の意味である。

  この文章を読むと、規格は管理責任者にEMSを確立することも実施することも要求していない。確立するように誰かに依頼してもよいし、ちゃんと実施しろと他の部長たちに声をかけるだけでよいのだ。
  まして環境パフォーマンスを改善することなど規格では管理責任者に求めていはいない。
  
  • まず、環境マネジメントシステムを確立することである。
    しかし、待てよ？
    環境マネジメントシステムがない場合のみ確立することになる。既にEMSが存在するなら改めて確立することはない。
    EMSのない会社はない。
    たとえば、規制を受ける法律を遵守するためにどういう手続きをするのか、事故が起きたら大変だからどのような保守点検をするのかなんてことは、過去よりしていたはずだよね？
    公害防止統括者を選任しなければならない会社は当然選任し届けているはずだ。そうでなければ罰金だし、行政指導を受ける。公害防止統括者は公害防止組織法が要求している公害防止のマネジメントシステムそのものである。
    たった今設立された会社でなければ、環境マネジメントシステムを確立することってあるのだろうか？
    もちろん仕組みだけでなく組織はリソース(資源)がなければ動かない。リソースって何ですか？　というと、人、モノ、金、情報ということになっている。つまり会社が存在するためというか、過去より存在している会社は、このリソースを持ち、有効に使っているからこそつぶれないでいるということになる。

    現実はリソースを持ち有効に使っていても市場において撤退を余儀なくされ、存続を許されない企業は多いのである。

    だからISO14001の認証でもしようかという企業なら、当然リソースを保有しているだけでなく、有効に活用しているはずだ。
    ますます管理責任者のすることはなく、事務局は暇を持て余すように思えてきた。
  • では、環境マネジメントシステムを実施することである。
    しかし、これもまた過去よりシステムが運用されていたならばすることがない。
    たとえば工場長が異動したら滞りなく公害防止統括者交代の届けをするとか、エネルギー管理指定工場であるなら否が応でも省エネはしなくてはならず、そうでなくても費用削減のために乾いたぞうきんを絞るがごとく省エネをしてきたはずだ。
  じゃあ、管理責任者とその配下である環境ISO事務局はなにもすることがない。
  
  
• 4.4.1b)改善のための提案を含め、マネジメントレビューのためにトップマネジメントに対して環境マネジメントシステムのパフォーマンスを報告する
  環境マネジメントシステムのパフォーマンスとはまさに企業のトリプルボトムラインのひとつであるからトップが知らなくてはならないことであり、当然過去より報告しているはずである。
  もちろんさまざまなパフォーマンス指標を一人の人がトップ経営者に報告するはずがない。決算は財務あるいは経理担当役員、品質は品質担当役員、市場動向は営業担当役員、そして環境に関しては環境担当役員となるだろう。
  環境担当役員とはずばりEnvironmental Management Representative（あるいはEnvironmental Executive Officer）であり、そのお仕事は過去より組織内の環境管理全般、すなわち環境遵法、環境事故防止、環境製品対応、環境に関する広報などを担っていたはずだ。
  あれえ！？
  するとISO規格でいうところの管理責任者（Management Representative）のお仕事そのまんまではないですか！
  ISOなんてする前から職務として行っていたならば、いまさら追加することはなさそうである。では管理責任者の部下であるISO事務局って何をすればよいのだろう？
  
  
• 実はISO9001には管理責任者の責任には、外部との連絡窓口を務めることを含めてもよいというのがあった。
  では事務局の仕事として残ったのは、「第三者機関との連絡窓口」と審査の際の会議室の確保とか出席者のスケジュール調整なのだろうか？　

本日のまとめ
今日は全国のISO事務局のみなさんの肩の荷をおろして楽にしてあげるお話でした。
みなさんからの感謝の言葉を待っております。　

本日のだめ押し
もし事務局がしゃかりきにならなければならないなら、その会社のEMSは間違っている。
会社そのものに不適合があるのかもしれない。
さあ！かかってこい




ISO事務局3年目様からお便りを頂きました（09.06.23）

経営に役立つ内部監査とは？ ISO9001事務局兼ISO14001事務局兼ISO27001工場取りまとめ兼工場システムアドミニストレーターのISO事務局3年目です。 さて、ISO事務局も3年目となると現実とヴァーチャルISOの乖離が分かるようになっていろいろ変えようと思っています。まず、年間目標は「品質目標」とか「環境目標」ではなく「工場目標」へ。ISOで文書化要求のある教育、是正、予防、文書、記録については必要な手順・記録を各部署ごとのやり方で整備できるようにしようと考えています。 問題は、手段になります。当社は複数工場を一まとめでISOを取得していますが、ご立派な全社規定というものは・・・何年も前からありますが、現実は工場ごとにバラバラ。（・・・ではなく工場の性質に合わせた）運用をしています。審査のためにISO（の規定文書）を運用していたこともあり、どうやって変えればいいか悩んでいます。 既存の「ISO文書」を廃止すると文書はありません。新しく制定しようとしてもマンパワーが足りません。 こういう状況で事務局としては何をやればいいのでしょうか。 とりあえず、 １、何とか目標は工場目標とする ２、（環境）環境側面の点数評価はやめる（設備、法令、受入品をメインに判定予定） ３、とにかく、ISOと現実との2重管理をやめる からはじめようと思っていますが・・・

ISO事務局3年目様　はじめまして 私もバーチャルはマネーだけでなく、バーチャルなISOも嫌いです。 迷わず、現実を知り、それを基にすることが唯一の道でしょう。 ISO文書を廃止すると文書がありませんとおっしゃいますが、ISO以前から御社は存在していたなら、不文の手順はそれ以前からあり、そして今もその手順が真のルールとして運用されているのではないでしょうか？ それと、部門ごとに文書体系が異なることをお困りのようですが、それがどうしていけないのでしょうか？ 現状が良ければというか、現状で困らなければそれはきっとISOを超えるシステムに違いありません。 あなたのお仕事は、あなたの会社の仕組みがどうしてよいのかを確認し、審査員に説明できるようになることでしょう。 審査員もきっと納得し、いや驚嘆してお帰りになるでしょう。 日本的経営は間違ってはいなかったのです。

ぶらっくたいがぁ様からISO事務局3年目様へお便りを頂きました（09.06.26）

ISO事務局3年目様 はじめまして。ISO事務局6年目（管理責任者4年目）のぶらっくたいがぁと申します。 １、何とか目標は工場目標とする 大いに結構だと思います。 ２、（環境）環境側面の点数評価はやめる（設備、法令、受入品をメインに判定予定） 点数評価の方がやりやすいのであればそれが否定しませんが、たいていの場合、何らかの矛盾が生じるのであまりいいやり方ではないかもしれません。 当該責任者の主観で決定する方が合理的な場合も多々ありますし。 ちなみにウチでは、影響度、発生の可能性、潜在性の3つを4点法で総合的に判定しております。 ３、とにかく、ISOと現実との2重管理をやめるからはじめようと思っていますが・・・ 言うのはカンタンですが、いざ実行に移すとなるとこれが難しい。 ウチは4年ぐらいかかりました。その経験から次のことをご提案します。 ・審査に合格しなければという考え方を完全に捨てる。（不合格にするなら勝手にしろというぐらいまで開き直り、ひたすら実益だけを追求する） ・ISO事務局を解散する。（そもそもISO事務局の仕事はせいぜい認証機関の応対程度のものであり、実施計画の進捗確認や社長への報告などはラインの責任者の仕事である） ・ISO用語を社内から駆逐する。（環境方針、環境側面、不適合、是正処置、予防処置、マネジメントレビューなど）

ISO事務局3年目様からお便りを頂きました（09.06.27）

返信ありがとうございました ISO以前から御社は存在していたなら、不文の手順はそれ以前からあり、そして今もその手順が真のルールとして運用されているのではないでしょうか？ そう思って古い人に聞いてみましたが、どうもISO以前はそれほど”ルール”のようなものはなかった・・・ようです。あったのかもしれませんが、「会社の統一したルール」ではなかったようです。 それと、部門ごとに文書体系が異なることをお困りのようですが、それがどうしていけないのでしょうか？ 誤解を招いた表現をしたようです。 すでに認証のときに全部門を統括するルールを制定しているため、（それが現実を反映しているかはともかくとして）この全体のルール（笑）をはずしてしますことが必要と考えています。ただ、審査の時にはこの（使えない）ルールを出して説明するのが常であり、そういうお約束（いい表現がありません）を変えるのにいろいろな手を打つ必要があると思っています。 ぶらっくたいがあ様からもアドバイスいただいていますが(返信ありがとうございます） 審査に合格しなければという考え方を完全に捨てる。 とりあえず、審査には通ってほしいといわれています（笑） さて、内部監査ですが、いわゆるチェックリストは外部監査（審査機関ではなく、顧客の監査）のチェックリストがいいかと考えています。 お恥ずかしい話ですが、監査のたびにどういう手順を出そうかを考えているのが実体です。こういう顧客の要望を反映したチェックリストは使えるのでは・・・と思っています。 ※あまり業績のいい会社でもありません。外部の会社からいろんな人が来ています。管理職が入れ替わる中で、一貫しているのは現場の作業だけでしょうか・・・。

ISO事務局3年目様　毎度ありがとうございます。 うーん、ジメジメしたのは天候も話も嫌いなので、ドライに行きます。 文書とは「○○規則」「○○手順書」「○○要領」なんて紙に書かれてものだけではありません。もちろんご存知ですよね。 イントラネットに書いてある方針だって、ゴミ箱の上に貼ってある分別区分だって、新入社員に見せる教育ビデオだって、部長名で出した通知であろうと、市役所が作り配ったPCB届の説明書も、みんな文書です。 会社はそういういろいろな文書によって動いているのです。なにも書式が整った古風な狭義の文書だけで仕事が進められるのではありません。 おおっと、ISO規格では手順を決めろと言っていますが、手順書を作れと書いてあるのは極めて限定されています。決まりが社内に徹底されていれば、わざわざそういう（イントラなどを含めた広義の）文書がなくてもよいのです。 ISO事務局3年目様の会社だって、創立以来ちゃんと仕事をして売上を上げてきたわけです。それなら会社の中の手順は決まっているはずです。 審査員に見せるため？ 「当社の手順はこれこれです・・・手順書はありません」そう言えばいいじゃないですか？ もちろん、記録管理、文書管理、是正処置、内部監査などは規格で要求していますから文書が必要ですが、そういったものもイントラや壁に張り紙していれば「これが当社の文書です」と見栄を切りましょう。 私は実際の審査でもそういうことを言っております。 そもそも、会社の実態を偽って、きれい事をいっても会社は良くなりませんし、会社のためにもなりません。 昔からそういう仕組みで動いているなら、それが良い仕組みであることは現実が立証しています。

ISO14001の目次にもどる