審査員物語 番外編21 認証活動(その4)

16.07.11

*この物語はフィクションです。登場する人物や団体は実在するものと一切関係ありません。但しここで書いていることは、私自身が過去に実際に見聞した現実の出来事を基にしております。

審査員物語とは

大学の認証準備は順調に進んでいる。しかし順調であるがゆえに最近、増田はISO認証とはいったい何なのかと考えている。ISO認証しようとしている組織の担当者の多くは、いや今猿と陽子が参加する前までは増田自身もそうだったのだが、ISO規格に書いてあることをしなければと思い、規格にある通りいろいろな文書や記録を作る。そして結果として仕事を増やすことをしていた。そういうことにどのような効果があるのか、価値があるのかよくわからなかったが、認証しなければならないというノルマが大前提としてあり、がむしゃらに動いていた。ISO14001の目的が遵法と汚染の予防であるといっても、何事も投資対効果であり、文書と記録を作り過去よりも仕事を増やすことが、改善効果よりも大きいという証拠もない。
今猿と陽子が参加するようになって、出発点でISO規格を読むことは同じだが、改めて何かするというのではなく、ISO規格に書いてあることは今までしていたことのどれに該当するのか考えようというスタンスで指導された。そういう視点で見るとほとんどといってよいくらいISO規格に書いてあることは以前からしていたことに気付いた。だからISO認証するためにしなければならないことが非常に少ない。もちろん今まで記録をとっていなかったとか、文書化が不十分とか、あるいは文書と言っても紙に書いただけで決裁者とか改訂方法が不明確なものも多かった。だがそれらは記録を取ることを定めたり、文書管理の仕組みを見直したりを追加すれば良いことで、根本的に考え方を変えるとか、ドラスティックなレベルアップを図るということではない。今までの仕組みを微調整というかリファインする程度のことだ。今追加で行っていることはなぜ必要なのか納得できるものであり、投資対効果はプラスだと考えている。
そういうアプローチが正統であるとわかったことは良いことだと思う。しかしそうするとISO認証とはいったい何なのだろう? ISO14001の目的である遵法と汚染の予防は、過去からの仕組みを改善することによって向上することは納得できる。しかしその仕組みをISO認証することは特段の向上をもたらすとは思えない。つまり認証そのものは、増田が当初期待していたようなすばらしい効果がないように思え、それなら認証する必要がない。
ケーキコーヒー

今日は先週行った内部監査の報告をまとめる事前検討会であるが実際は雑談会である。出席者は今猿、陽子、増田、井沢、宇佐美の5人である。例によって陽子はコーヒーとケーキを出してきた。

宇佐美
「ワー、三木さんありがとう。これがあるからここに来るのが楽しみです」
増田准教授
「内部監査ももう3巡したことになるね、井沢さん、今回の監査は最終的な報告までまとまると期待しているけど、どうだろう」
井沢
「ハイ、内部監査は今猿さんの指導を受けてから3回しました。1巡目はマニュアルにある文書記録をしらみつぶしにチェックしました。足りないところはもちろんありました。2巡目では1巡目の問題が是正されているかの確認と、規則通りに運用されているのか、有効性の確認をメインに行いました。
それで今回3巡目になりますが、今回の監査の目的は2回目の是正状況と、業務が効率的かどうかなど更なる改善方向に重点を置きました」
増田准教授
「スマン、有効性と効率的というのはどう違うんだい?」
今猿さん
「それはですね・・」
井沢
「あっ、私が説明してよろしいですか」
今猿さん
「どうぞどうぞ、余計な口をはさんでしまった」
井沢
「今猿さんは先生ですから生徒の私が間違えたり対応できないときご支援いただければと思います。
有効性とは計画したことが実行され、計画した結果が達成されたかです。効率的とは達成された結果と使用された資源の関係でゲインですね。計画が達成されていれば有効で、少しの入力で達成されているなら効率が良いわけです」
増田准教授
「なるほど、というとおこがましいが我々の監査はそうとうレベルが高いことになるのかな?」
井沢
「そうですね、元々内部監査に要求されているのは仕組みが要求事項を満たしていること、そのとおり実施されていることですから、有効性の確認だけです」
増田准教授
「認証前にそこまでしていては今後の伸びしろが少なくなって、自分の首を絞めることにならないか?」
今猿さん
赤の女王 「アハハハハ、増田先生、なにをおっしゃいますか。常に前進、常に改善を図らずには世間に遅れる一方です。不思議な国のアリスの文章に『その場にとどまるためには、全力で走り続けなければならない』というのがありましたが、一般社会では油断したり怠けたりしたらすぐに人に遅れます。
それに来年になればみなさん今よりはるかにパワーアップしていますから、改善の余地を残しておけばよかったなんて後ろ向きのことはおっしゃらないでしょう」
増田准教授
「なるほど、ともかく監査報告はまとまるということだね」
井沢
「それは大丈夫です。ただいろいろと思うことがあるのですよ」
増田准教授
「オイオイ、また新たな問題じゃないだろうな」
井沢
「監査報告とは最終的に経営者、マニュアルでは理事長ですが、そこに組織の問題や改善提案などをすることです」
増田准教授
「そうだろう、それで」
井沢
「そう考えると今回監査した結果、見つかった問題とか改善案などをわざわざ報告するまでもないように思うのです」
増田准教授
「そりゃまた?」
井沢
「といいますのはそういうこと、つまり現状を調査して問題を報告し決裁を受け実施に移すということは、過去よりしていたわけですよね」
増田准教授
「うーん、そうなのか?」
宇佐美
「あっ、僕も発言してよいですか。そもそも三葉みつは先生がISO認証しようと提言されたということは、現状把握、改善案の検討そして提案という流れだったと思います。その他過去から問題が起きたらその対策報告や毎年の改善計画などはあったわけで、PDCAというのは過去から回っていました。
というとISO認証のために改めて内部監査をして報告するというのはどういう位置づけになるのか。過去からの仕組みとは別物なのか、そのへんを僕は理解していません」
井沢
「私の言おうとしたのも同じことです。ただ宇佐美君の言う計画とかは環境実施計画にあたると思いますし、問題発生の対策は是正処置にあたると思いますので内部監査ではないでしょう。ともかく今まで名前が違っていてもしていたことと内部監査と内容が同じなら、わざわざ内部監査と称するものをすることはないように思うのです」
今猿さん
「お二人の意見を合わせれば、過去からマネジメントレビューをしていたということでしょう」
増田准教授
「なるほど、実は私も同じようなことを考えていた。内部監査とは違うんだけどね、もっと引いて考えるとISO認証してもすることが変わらないなら、なんで認証するのだろうという疑問が消えないんだ。認証するにはお金も労力もかかる。さっき井沢さんが有効性とか効率的という言葉を使ったけど、ISO認証しても有効性は変わらず効率が落ちるだけなんじゃないのかって気がしてね」
井沢
「私も内部監査というものをわざわざしなくても、過去から現状を調査しそれを理事長に報告する仕組みがあったならそれを内部監査と呼べばいいじゃないかという気がするのです」
増田准教授
「今猿さん、どうなんでしょう?」
今猿さん
「まず出発点として、認証する前提での考えと、認証をしない前提と分ける必要があるでしょう。仮に認証しないということが可能であるなら、遵法と汚染の予防について自分たちが指標を決めて改善を計ればよいだけですからこの問題に悩むことはありません。
ただ認証を前提とすると、従来していたことと規格対応をみたとき正確に1対1の対応があるかどうか、そしてそれを審査で説明して理解してもらえるかとなるとちょっと難しいかと思います」
増田准教授
「間違いということですか?」
今猿さん
「いや、間違いじゃありませんが・・・一般的ではないでしょうね。世の中はその理屈を理解できるほど成熟していないと思います。あっ、ここでいう世の中とはISO審査員とか認証機関という意味です」
陽子
「口をはさんでよろしいですか。組織とはどうあるのかと考えると、組織が有効に機能するためには、トップは末端の現実を知らなければならないと思います。そのとき必要な要素となるとISO規格に書いてあるようなことだと思います。しかしその方法は必ずしもISOの要求事項通りではない。もし規格に書いてある方法でない場合、それを審査で見せて納得させるのが難しいということでしょうか?」
今猿さん
「その通りですね。世の中の多くの組織は、審査でもめないために規格そのまんまの仕組みにするという方法を取っている。二重になるとか二度手間になるとか若干現実と異なることになっても、トータルとしてそのほうが省力になるなら、それもありなんでしょう」
陽子
「ちょっとちょっと、そのほうが省力とおっしゃいますが、それは成果に対するインプットが少なくて済むということではなく、審査におけるトラブルを減らしそのための労力を減らせるということでしょう。有効性は同じでもちょっと比較するものが違いますよね」
増田准教授
「まあまあ三木さん、ちょっと待って。つまりなんですか今猿さん、過去からの方法を内部監査であると説明するのと、過去の方法はともかく内部監査と称することをしてその報告をしておいたほうが良いか、さっきの話で言うとどちらが効率が良いかということか?」
今猿さん
「まあ、そんなところでしょう。有効であるのは元からであるが、さてどうするかと・・・」
増田准教授
「いやはや、考えると悩みは尽きませんね」
今猿さん
「なにをおっしゃる、そのようなことで悩むことができるというのは贅沢な悩みというのです。多くの企業や大学では作った仕組みが動かない、仕組み通り実施してくれないというレベルで悩んでいるのですからね。
どうでしょう。そういったことはそれこそ来年以降の改善テーマとして考えるということでいかがでしょうか」
増田准教授
「まあ確かに来年のテーマもなくちゃならないから」
宇佐美
「井沢さんも僕も来年は就活でISO担当から外れます。後任にその辺をよく伝えておく必要がありますね。ただそういうのは非公式ではなく正式な文書とかで引き継ぐべきという気もしますね」
陽子
「あの、一案ですが、監査報告というのは規格適合であったということがあれば良いわけじゃないでしょう。これからまとめる監査報告書の中に、仕組みが効率的でないところがあり改善すべきであるということ、そういったことはいくつもあるでしょう。内部監査というイベントもより効率的にするためには過去からしていた類似の点検などと組み合わせて行うようなことを提案したらどうでしょうか。それこそが監査の結果に関する情報じゃないでしょうか」
今猿さん
「なるほど、それが総合的に見て一番よさそうですね。宇佐美さんが言ったように、公式な書面として後任に引き継がれることにもなりますし、監査のレベルが高いということも立証できる」
増田准教授
「なるほど、じゃあマネジメントレビューの結論も、そういったことを改善するようにという方向にするようにと予め提案したほうがよさそうだな。
でもさ、それをどんどん突き詰めていったらISO認証をしなくてもよいということにまで行き着いてしまうのではないだろうか?」
今猿さん
「最終的にはそうなるかもしれません。ただまだ認証もしていないのにそうなるのかどうかは未知数です。増田先生は理屈から考えて結論を出されたと思います。しかし実際に今後明文化した規則を運用し、審査というイベントでどのようなインプットがありそれをどう咀嚼して内部展開するか、その波及効果、波及影響かもしれませんが、そういった結果を一度確認して、というか1年2年運用してそれを基に考えるべきでしょう。
それに一度も認証せずにうちはISO14001以上であると叫んでも世間が納得するかどうかというのもあります。一度認証しておいて、数年運用したのちISOを卒業したと宣言すれば周りはそれを認めるでしょう」
増田准教授
「なるほど、頭で考えただけでもしょうがないね。私も今まで本を読んだり講習会を受けたりして考えていたけど、今猿さんや三木さんと一緒に仕事していろいろな考え方を教えてもらって今の考えに至った。これから運用していけばまた考えが変わることもあるでしょう」
今猿さん
「まあ、そんなところでしょう。増田先生のお立場を考えると、今ISO認証の是非とか有効性どうこうよりも、とりあえず認証することが必要でしょうし」

話が一旦途切れたので、陽子は隣の部屋に行ってコーヒージャグを持ってきた。
コヒージャグ 陽子
「コーヒーほしい人?」
増田は陽子に来てもらったのは大正解だと思っている。事務員としての能力もすごいし、お茶汲みも気が利くし、ISOにもとんでもなく詳しい。学食でパートをしていたってのが信じられない。あるいは、陽子はとんでもない人で、ここは遊びに来ているのだろうか。
今猿さん
「三木さん、コーヒーもいただきますが、ちょっと口が寂しいんで、何かあてはありませんか」
陽子
「ケーキはおしまいですが、何か見繕いましょう。ちょっと待ってくださいね」
今猿さん
「増田先生、何か悩み事でもありますか?」

今猿は増田が静かなのが気になって声をかけた。
増田はコーヒーを一口飲み、しばし沈黙していたが、やがて口を開いた。
増田准教授
「実は、三葉先生から環境の月刊誌に大学のISO認証について一文書けと言われているのですよ。どんなことを書こうかと考えているのです」
今猿さん
「ほう、面白そうですね」
増田准教授
「実を言いましてISO14001を認証した大学が既に50もあります。ですから単に認証の説明とか、どんなことをしたかを書いても、二番煎じどころか50番煎じになってしまいます。どういう切り口で書こうかと考えておりまして」
(この物語は2009年時点である)

ちなみにJAB認定ISO14001認証を受けた大学の数の推移は下表のとおり

2005 2006 2007 2008 2009 2010 .... 2016
認証大学数 37 39 47 48 49 41 .... 28

残念ながら2011年から2015年まではデータを記録しておかなかった。ともあれ2009年がピークで以降は単純減少だ。これはISO14001全業種の認証件数の推移と重なる。
ところで行政つまり市役所とか官公庁の認証はどう推移しているのだろうと気になった。
産業分野36公共行政を合わせて表示すると

2005 2006 2007 2008 2009 2010 .... 2016
認証大学数 37 39 47 48 49 41 .... 28
公共行政数 502 467 400 362 301 250 .... 57

数は上表をグラフにしたものである。

ISO認証件数推移

このグラフを見て、何か感じますでしょうか?
大学も行政機関も認証件数は坂を転がり落ちるように減っています。特に年に50件ずつ減っている行政の認証減少は極端です。認証件数全体が減少傾向ではありますが、このふたつの産業分野の減少傾向は大きい。認証効果がないとか経済状況が悪化しているとかいろいろあるのでしょうけど、私には因果関係が理解できません。誰かこの現象について論文など書いているでしょうか?

今猿さん
「私の希望を言わせてもらえば、ISO規格から見たISO認証ではなく、現実からみたISO認証という考え方を唱えてほしいですね」
増田准教授
「実は今までの話のやり取りを聞いていて、それだと思いました」
今猿さん
巨人の星 「私も現実からみたISO認証をしなければ思い、そういう方法を指導したかったです。しかしこれは巨人の星ではありませんが、試練の道、いばらの道でして、審査のときもめるのは必定でした。
会社はそういうもめ事を嫌いますし、トラブルが多ければコンサルは仕事をなくしてしまいます。増田先生がそういった視点での論文を環境雑誌や学会誌などに掲載していただければうれしいですね。日本のISOに大回天をもたらすかもしれません。」

ご存知と思いますが: 回転と回天は違います。回転とは物を回すこと、回天とは天下の形勢を一変させること、あるいは衰えた勢いを盛り返すこと。もっとも回天を計ろうとするも、それが叶うことはめったにありません。

増田准教授
「正直言いまして、私も何度かISOの講習会に行きましたが、どこでもISOが正義、ISOは絶対というお話を耳にタコができるほど聞かされましてね、そうじゃないだろうと言いたかったのですよ」
井沢
「そういうお気持ちはわかりますが、具体的な展開になればどちらからのアプローチでも同じことになるのではないですか?」
陽子
「そうかしら、具体的展開になるほど異なってくるのではないかしら?」
井沢
「例えば?」
陽子
「ISO規格順に考えてみると、環境側面とは何かとなると、環境影響のありそうなものを調べ尽してそれらの重要性を評価するというのはおかしいということは以前議論したと思います。そうではなく過去から危険があるとか費用が掛かるとか紛失したら大変だというものは厳重に管理していたと思います。それをそのまま著しい環境側面にするというのがここで採用した方法ですが、それこそ今の現実からISOを見るということじゃないかしら」
宇佐美
「法規制も同じだったよね。過去から気づいて対応していた法律以外に新たに調べなおしてもそこには該当する法律はなかったよ」
井沢
「でもそれこそどちらのアプローチでも同じ結果になるということでしょう」
陽子
「うーん、ちょっと違うと思いますよ。まったく異なる二つの方法で仕事をした結果、同じ結果になったのではないと思うの。本当はこれが結論だと内心わかっているというか思っているわけよ。その結果を出すために、様々な理屈をつけて計算したり法律をめくったりしてあらかじめ考えていた結論になるようにしたということじゃないかしら」
宇佐美
「僕たちが最初法律を調べたときどうしたか覚えているかい。施設管理の永井さんたちに今まで届けていた法律などをヒアリングしてきて、それになるようにたくさんの法律を読んだということじゃない。それにいくら法律を読んでも僕たちじゃ届け出漏れなんて見つけられるはずがないじゃないか」
今猿さん
「まあ宇佐美さんの言われるようなことが、世の中のスタンダードじゃないのかね。その本音を隠して、建前だけを講習会で教え、講習会で習ったことをさも大変難しいような顔をしてやりましたと審査で説明し、審査員もろくに法律なんぞ知らないのにさも分かったふりをして・・・ああ、ヤダヤダ アハハハハ」
増田准教授
「今猿さんの思い、十二分にわかります。実を言いましてね、私の研究分野もちょっと流行から離れちゃいまして、これから環境特にISO関係で論文を書こうと考えているのですよ」
今猿さん
「うーん、増田先生の意気を削ぐようなこと言っちゃなんですがね、もうISOの流行は過ぎてますよ。ISO14001の認証件数も今年をピークに減り始めます。次のテーマを見つけたほうがいいですね」
増田准教授
「えっ、そうなんですか。ISO認証する大学が増えているからこれからかとおもってましたけど、」
今猿さん
「確かにISO14001の論文も多いのは多いですが、2000年頃をピークに年々減ってきています」

ISO関係論文数推移
増田准教授
「そうですか・・・不勉強でした」
今猿さん
「アハハハハ、失礼しました。大学の先生にそんなことを語るのは釈迦に説法ですね。
これからはやるものといえば生物多様性でしょうかねえ。来年2010年は名古屋でCOP10ですか、国際会議がありますしね。ともかくISO14001の流行は終わりでしょう」
増田准教授
「それじゃ今猿さんの現在のお仕事は長く続かないということになりますね?」
今猿さん
「そう思っています。せいぜい・・・そうですねえ〜、2015年頃までかもしれませんね。2020年までは無理でしょう」
陽子
「えっ、そうなんですか。それじゃ我が家も大変だわ」
今猿さん
「えっ、三木さんのお宅はISOと関係あるの? まさか審査員だったりして」
陽子
「どうかしら、アハハハハ」

侍 うそ800 本日の教訓
毎度ばかばかしいお話を書いておりますが、書いているデータは事実であり、考えはウソ偽りありません。本日のお話の中で語った「ISO規格から見たISO認証ではなく、現実からみたISO認証という考え方」をぜひ実施してほしいと思います。
現実に、ちなみに巷に溢れているISO解説本(2015年対応を含め)の9割9分は「ISO規格から見たISO認証」でして、ISO14001の意図である遵法と汚染の予防には意味のないものです。
おっと、ご心配なく。私を刺客が襲っても返り討ちにして差し上げます。


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