ケーススタディ　監査事務局５
12.05.23
今、山田は関連会社の監査に派遣した人から提出された監査報告書をチェックしている。もちろん報告書は一応森本がチェックしているが、山田はすべてに目を通している。まだ報告書のチェックを森本には任せられないと考えているのだ。
鷽八百グループの環境監査の監査基準を、ISO14001マネジメントシステム規格から、遵法とリスクに変更したことは何度も周知し、その方法についても教育しており、かなり浸透してきたようだ。だが報告書の内容というか質は、なかなか向上していない。山田はそれが歯がゆいのだが、まあ何事も一朝一夕にはいかないとあきらめというか我慢である。
../pc2.gif しかしどうしてこれほどおかしな報告書を書くことができるのか山田は不思議に思う。
まず文章であるが、ビジネス文書に名文とか韻を踏むことなど期待していないが、誰が見てもおかしなものがある。
まず日本語になっていないものが多い。主語と述語が一致していないもの、「てにをは」が合わないものなどたくさんある。確かに山田自身だって「は」と「が」の使い分けができているとは言えないが、程度問題だろう。あまりにもひどいものは小学校に行けと言いたくなる。実際にはwordでカットアンドペーストで文章を作っているからなのだろう。そしてパソコンで書いた文章はモニターで見るだけでなく、やはり紙にプリントアウトして読まないとミスを見つけることができないようだ。
また、さすがに「ら抜き」言葉はないものの、口語調の文章が結構多い。「してた」とは話し言葉ではよく使うが正しくは「していた」だし、「見てた」は「見ていた」だ。一応と言ってはおかしいが、役員に出す文書はあまりくだけた表現ではいけないだろう。
だが、問題はそれよりも大きなというか根が深いものもある。


山田
山田は隣の森本に話しかけた。
「ごめん、森本さん、この報告書に『第5工場の塗装現場にMSDSが掲示されていない』という不適合があるんだけど、『MSDSが掲示されていない』という文章を読んでなにか変だと思わないかい？」
森本
「はあ、なにかまずいでしょうか？　根拠として、法律の条項が書いてないとか、MSDSの品名が書いてないからですか？　確かにそれはまずいですが。ほんとのことを言いますと、厳密に三要素が書いてある報告書は少ないのです。そこであまり厳密というか、ゴリゴリ三要素を書けとは言っていません。だいたい形になっていて被監査側が了解しているのはよろしいかと思いました」
山田
「いや、根拠となる法律が書いてないということではないのだが。MSDSを掲示していないとまずいのだろうか？」
森本
「いやですよ、山田さん。法律でMSDSを掲示することが決まっているでしょう」
山田
「そうか、法律で決まっているとは僕は知らなかった。じゃあ、森本さん、なんという法律でMSDSを掲示しろと決めているのか教えてほしい」
森本
「山田さんご冗談を、そんなこと常識でしょう」
山田
「いや真面目だよ。悪いけどその法律を教えてほしい」
森本はブラウザで法令データ提供システムを開いて調べ始めた。
山田はすぐに頭を切り替えて、再び報告書を読み始めた。
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森本
「山田さん、よろしいでしょうか？」
山田
「ああいいとも、MSDSの掲示について書いてある法律がわかったかい？」
森本
「それが、そのう・・法律では掲示せよとは書いてないようですね。労働安全衛生法の第101条では『事業者は、この法律及びこれに基づく命令の要旨を常時各作業場の見やすい場所に掲示し、又は備え付けることその他の厚生労働省令で定める方法により、労働者に周知させなければならない』とあり、掲示することではなく利用できる状態であることを要求しているようです」
山田
「そうすると、この報告書で書いている『MSDSが掲示されていない』という状況は法に反していたのか、いなかったのか、どうなんだろうか？」
森本
「どうなんでしょうねえ〜？」
山田
「どうなんでしょうねえって、おいおい、監査実施者から出された監査報告書のドラフトをチェックして、報告してよいか良い悪いを判断して環境保護部長に決裁伺いするのは僕たちなんだよ。森本さんがOKして廣井さんに提出するということは、森本さんが内容を確認して問題ないと判断したことなんだよ」
森本
「そのように一語一句をチェックしていたら報告書一つに何日もかかりますよ」

山田
山田はカチンときたが、ここは我慢。
「森本さん、この場合、一語一句チェックするということとはちょっと違うのではないか。言葉の言い回しを問題にしているレベルとは違い、不適合であるかどうか不明であるという重大なことだ。監査とは適合・不適合を判断することだから、判断を間違えたということは監査になっていないということだ。だから証拠と根拠は十分に気を付けてほしい。その意味でこの文章に根拠が記載していないのがやはり問題なのだろう。 とりあえずこの報告書は森本さんに返す。処置は頼む」
森本
「私が書き直せばよろしいのですか？」
山田
「単なる言い回しではないと言っただろう。このときMSDSが掲示してなくても現場にファイルされた状態などで存在していたなら法律通りであるわけだし、MSDSが掲示されていないだけでなく現場に存在してなかったならそれは法違反だ。但しそのときは文章を『現場にMSDSが備えてなかった』あるいは『利用できる状況になかった』と記載しなければならない。現実がどうだったのかを僕はわからないし、君もわからない。監査員に差し戻すか、あるいは君が監査員なり監査を受けた会社に問い合わせて処置するしかないだろう」
森本
「わかりました。派遣者と話してみます」
森本はふくれっ面をしていた。
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山田はまだ監査報告書をながめている。環境保護部の計画では二日に1回は監査を行っているわけだから、二日に1件報告書がくることになる。もっとも監査に行った人は休日出勤して監査報告書を書くのが多いようで、月曜日朝には先週行った監査報告書が何件もメールで送られてくる。山田は廣井に出す前に報告書に判断ミスや要件の記載漏れがないことに非常に気を使っている。監査事務局の存在意義はまさにそこにあるのだから。
そして残念ながら、現時点、不適切なというかおかしな報告書は非常に多い。
山田
「森本さん、悪いんだけど、ちょっといいかな？」
森本
「はい、なんでしょうか？」
山田
「またなんだけど、ここに『産業廃棄物の契約書に委託金額が記載してなく、貼り付ける収入印紙金額が特定できない』とあるが、これっておかしくないか？」
森本
「うーん、私も詳しくないのですが、契約書に記載された金額によって収入印紙の金額が決まるのですよね。ここでは契約書に金額が記載されていないから収入印紙の金額がいくらになるかわからないということでしょう」
山田
「オイオイ、よく考えてほしい。さっきもいったけど不適合というには根拠、つまり監査基準に反していることだ。これが不適合であるということは、どのような根拠に反しているかということを示さなければならないよ。ここでは一体何が悪いのだろうか？　そこを考えてくれないか」
森本
「調べます」
さきほど山田に言われたのがきいたのか、今回は森本はおとなしく引き下がった。
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山田はまた別の監査報告書を読む。
『第8工場の劇物保管庫において毒劇物法第12条第4項及び5項で定める事項を怠っている』
おいおい、こんなのありかよ　とんでもない
山田はその監査報告書を放り投げたかったが、目の前の報告書は紙ではなくパソコンモニターに表示されているのだからそうもいかない。山田は頭の後ろに手を組んで、背もたれに寄り掛かった。
横山
「山田さん、ひまそうね！」
横山が声をかけてきた。

山田
山田はびっくりして起き上がった。
「いやあ、暇ではないのですよ。暇ではないがファイトがなくなったというのかな・・・」
横山
「興味があるので教えていただきたいのですが、山田さんは今どのようなお仕事をしているのですか？」
横山は総務にいたので言葉使いはまっとうだ。森本はもう少し社会人というかビジネス用の言葉使いを身に付けなくてはいけないなと山田は思った。
山田
「監査というのは計画して現地に行くだけではまだ半分も終わっていません。何事も成果物、つまりアウトプットがなければお金がもらえません。監査報告書を書いてそれを環境保護部長経由監査部長に出して受け入れてもらえば５割完了というところかなあ・・」
森本
「へえ、それでも５割なんですか？」
森本が横から口をはさんだ。
山田
「そうですよ、それからその是正報告が出てきて内容確認して実施させて・・」
横山
「それで完了ですね」
山田
「人の話は最後まで聞くものです。そこまでいって7割というところでしょう。監査を受けた組織はそれで完了と考えてよいでしょうけど、我々は当社グループのほかの会社でそのような問題が起きないように対策しなければならない。それができて1件落着です」
森本
「山田さんのお話を聞くと本当に勉強になります」
山田
「森本さんはヨイショがうまいなあ。でもそんなこと言われてもなにもでないよ。
ところで先ほどの収入印紙の問題はわかったかい？」
横山
「私は総務にいたので印紙については詳しいのよ。何でも聞いて」
森本
「総務は印紙とどんな関係があるの？」
横山
「印紙は租税公課という費目になるの。租税公課つまり税金の一部や罰金などは、各部門が個々に扱わないで総務が一括管理しているのよ。例えば環境保護部でコンサルと契約した場合、その契約書に貼る収入印紙は環境保護部が購入するのではなくて、総務部にもらいに来ればいいの」

森本
● 収入印紙
日
本
政
府		 収入印紙であるぞ♪
5,000円

「なんだ、それなら横山さんに聞いた方が早かったなあ。
調べたところ、法律ここでは印紙税法ですが、それを逐条読んでも正解はわかりませんでした。
国税庁が作成している『印紙税の手引き』というのがありました。そこにさまざまな課税文書のケースごとに印紙税の算出方法が書いてありました」
山田
「それで・・・」
山田は正直脱力感である・・・心の中では「オイオイしっかりしてくれよ」と
森本
「まずこの事例では廃棄物処理委託で、請負に関わる契約になります。１号か２号かわかりませんが、いずれにしても金額が記載されていないものの印紙金額は200円になります。だからこの報告書は間違いで、200円が貼ってあったかなかったかが問題です」

山田
山田はガクッときてしまった。
「うーん、そもそもというか、出発点というか問題の認識が違うような気がするよ。
横山
「あーら、印紙金額はそれでいいと思いますよ」
山田
「まず、ここの問題はですね・・産業廃棄物契約書がありました。その契約書に委託金額が記入されていませんでした。それを監査員がみつけて印紙税の問題として提示しました・・と、ここまではいいですね。ではここまでの経過で何が問題でしょう？」
森本
「はあ・・なんでしょうか？」
横山
「すみません、横から口出しして悪いのですがひょっとして廃棄物契約書には委託金額を書けという決まりでもあるのでしょうか？　山田さんの口ぶりからするとそう思えますね」
森本
「僕はあまり廃棄物処理法を知らないのですが、そうなのでしょうか？」
山田
「横山さんは第六感で来たか。そうなんです。廃棄物処理法では契約書が具備すべき委託基準が定めてあり、そこに委託金額が必須として挙げられています。監査報告書に戻りますと、この監査員はおかしいと思ったところがずれているのです。
産業廃棄物契約書がありました。その契約書に委託金額が記入されていませんでした。それを監査員がみつけて委託基準違反の問題として提示しました・・となるのが正解ですね。我々は第一義には環境に関しての遵法点検をしているので、それを見逃してはいけません。
もちろん廃棄物処理法だけでなく税法の問題も提起するのは悪いことではありません。ただその場合でも『収入印紙金額が特定できない』という状況は発生しないことは間違いない。そうであれば『印紙税法で定める金額を満たすことの説明を受けなかった』という風に記載すべきだろう。
ということで森本さん、その報告書を書いた人にその旨伝えて見直しを指示してください。
ところで横山さん、この場合の罰金というのか追徴金というのはどうなりますか？」

2012.05.25追加
『印紙税法で定める金額を満たすことの説明を受けなかった』という言い回しが、もってまわった回りくどいというご意見があるかと考えた。
もし、監査員が契約書に金額が記載されていない場合の印紙金額を知っていたなら、『収入印紙が貼っていない』でも『収入印紙金額が足りない』でも良いと思います。
ここでは監査員が『特定できない』と書いているので、印紙金額についての知識がなかったことを前提とした文章としています。私は、法規制を知らない人であっても監査はできるという考えをしています。その場合、監査を受けている人に法規制を遵守していることを説明させ、それが妥当であれば良いわけです。ここでは監査を受ける側が印紙の金額の説明ができなかった『特定できない』わけで、事実関係をあるがままに書けば『印紙税法で定める金額を満たすことの説明を受けなかった』となる。
もし法律を読んでも『印紙金額を特定できない』こともあると考える人がいたら、日本の法律を甘く見ています。

横山
「オフハンドでは・・・たぶん、本来の金額の3倍の印紙を貼ればよかったのかしら？」
山田
「専門家の横山さんに分からないものが僕がわかるはずがない。それは調べるしかないね」
森本
「うーん、はっきり言ってこの仕事に対して僕は力不足ですね。山田課長、僕は印紙税法も廃棄物処理法も、労働安全衛生法もなにもかも知らないことばかりです。どうしたらよいのでしょうか？」
山田
「何を言ってるんですか、僕は20年も営業にいて環境保護部にきてまだ三年ですよ。それに比べて森本さんは大学で環境学科だったし環境業務の10年選手じゃありませんか。わからないことはひとつずつ調べて、横山さんのように第六感を働かせれば難しいことなんてありません」
森本ははた目にも落ち込んでいるようだった。
山田
「それじゃ、ひとつ勉強しましょう。あの後別の監査報告書を見ていたら、また問題がありました。それのどこが悪いのかをみんなで考えましょう。実際の例ですが、『第8工場の劇物保管庫において毒劇物法第22条第4項及び5項で定める事項を怠っている』というものでした。この報告書は監査報告書の要件を満たしていません。さて何が問題でしょうか？」

横山
あっという間に横山が口を開いた。
「第六感の横山と言われましたので、思いつきで行きます」
山田
「期待しますよ。もし当てたら僕が昼飯代を持ちますから、今日は三人で外でお昼を食べましょう。うな重でも海鮮丼でもお好きなものを」
横山
「うわー、では外せないわ！、ガンバリマスウ　♥
山田さん、これはズバリ推理ですよ、決して思い付きとかあてずっぽではないつもりです。 今まで山田さんがおっしゃった2例は内容の是非はともかく現象が明白です。それが合法か不適切かということは私には判断できませんが、状況は理解できました。
しかし今、山田さんがおっしゃったものは根拠はありますが、現象を述べていません。
想像ですが、毒劇物法なんとか条なんとか項ではいろいろな義務を記載していると思いますが、これを読んだだけではそのどれを守っていなかったのかわかりません。そしてこの報告書を読んだ人が法に照らして適正か否かが判断できません。それがこの報告書の欠陥であるというのが私の考えです。どうでしょう！」
山田
「いやあ、横山さん、参りました。先ほど第六感と申し上げましたが、お詫びします。横山さんは論理を積み重ねて考えているということが十二分にわかりました。今後はロジカル横山あるいはミス・マープル横山と呼びましょう。
おっしゃる通りです。第22条第4項や5項は根拠にはなりますが、現象はわからない。この報告書の最大の、そして致命的な問題は現象を記述していないことです。だからこの監査報告書を読んだだけでは、何が何だかわからないのです。この文章を書いた人は、根拠をしっかり書いたと自信たっぷりだったのでしょうけど、私から見れば及第点はあげられません。というか落第ですね。
道交法違反といっても裁判では通りません。信号無視とかスピード違反とか具体的に言わなければね」
−−注記へ−−
森本
「思い出したのですが、先日ISO審査でも法律は書いてあるのだけど、何が悪いのかわからない報告書がありましたね」
山田
「そうそう、そんなことがありましたね。ああいった文章を書くと笑いものです。
ところで、これは森本さんのところを通ってきた監査報告書ですから、森本さん、しっかり処置してくださいよ」
森本
「すみません。根拠法が書いてあったので、何が悪かったのかに思い至りませんでした。ではお詫びに今日の昼飯は僕がおごります」
横山
「今11時40分ですから、お店が混まないうちに早めに行きましょう」

廣井は三人がにぎやかに話しているのを見て、山田にはコミュニケーション能力があると感心した。なにげない雑談をしているように見えて、後輩を指導している。 廣井部長 それも知識を教えるだけでなく、学ぶことの重要性と学び方を教えている。それを山田が意識しているか、意識していないかはわからないが、たいしたものだ。なにしろ管理者の最も重要な仕事は教育であり、山田はその点は及第だ。
あと2年もしたら山田を外に出すべきだろうと廣井は考えている。というのは山田が環境保護部にいてもラインに沿った昇進はできない。だからここで飼い殺しにするのではなく、別の部門か関連会社に出向させて活躍の場を与えてやりたい。山田の後釜には森本にすえる。その頃までには山田が育てているだろう。しかしそうなると森本を3年で工場に戻すという井上課長との約束を反故にすることになるが、まあそのときは井上課長も今の職場にはいないだろうと虫のよいことを考えた。

本日の昔話
もう何年か前のこと、ここに書いたMSDSと全く同じ監査報告書があり、まったく同じ応酬があった。実をいってこの話は、それを利用したってわけですけど

本日の蛇足
こんなお話は時間をかけずにいくらでも書けますが、果たして価値があるのでしょうか？
まさか、ケーススタディでお勉強しているという人はいないと思いますが・・

 注記（2012.05.24　追加）
匿名の方から、根拠があるからこの記述は問題ないというご意見をいただきました。
問題提起ありがとうございます。ご意見につきまして、以下の通り回答します。

2012年時点において、第1者、第2者監査についての規定はISO19011：2011、第3者審査についてはISO17021：2011が有効です。
ではそれらにおいて不適合がある場合につきまして、どのように規定されているかを確認します。
ISO19011：2011　6.4.7　監査所見の作成
「不適合及びその根拠となる監査証拠は、記録しておくことが望ましい。」
ISO17021：2011　9.1.9.6.3
「不適合の所見は、審査基準の特定の要求事項に対して記録し、不適合の明確な記述を含め、不適合の根拠となった客観的証拠を詳細に明示しなければならない」
文中では現象と書きました。現象と証拠は異なるのかと言えば、異なります。
『第8工場の劇物保管庫において毒劇物法第22条第4項及び5項で定める事項を怠っている』を例にとって説明します。
不適合の記載は、本来なら「根拠・証拠・現象」の三要素を記述するのが正しい。通常の審査員研修機関などでは「証拠・根拠」の二要素と教えているところもあります。おおむね、それでも良いかと思いますが、やはり3要素が必須でしょう。 よって、現象を記述することは監査所見報告書（あるいはイクイバレント）において必須ですのでご注意ください。
なお、ISO17021ではshallで必須ですが、ISO19011ではshouldなのは規格の位置づけが参照規格であるためでしょう。
N様からお便りを頂きました（2012.05.23）
おばQ様。
まさか、ケーススタディでお勉強しているという人はいないと思いますが・・

勉強かどうかはともかく、いろいろ脳内シミュレーションをしています。

N様　毎度ありがとうございます。
ご冗談をおっしゃってはいけません。
私は暇つぶしに書いているのですから、暇つぶしにお読みいただければ望外の喜びです。
正直言いまして、このような駄文は私にとってはサワーのようなもの、本来はストレートのウイスキーのようなテーマを書きたいのですが、そうしますととたんに来訪者がいなくなってしまうのです・・カナシー

ぶらっくたいがぁ様からお便りを頂きました（2012.05.23）
まさか、ケーススタディでお勉強しているという人はいないと思いますが・・

ここにいます。あいすみません。orz

たいがぁ様
言ってよい冗談と言って悪いことが・・・


外資社員様からお便りを頂きました（2012.05.24）
これは、すごく勉強になりますよ。
私はISO素人ですから、社内管理の問題として読んでいますけれど。

森本さん
こういう新人、いますね。
山田さんは、自分を抑えながら指導して偉いですね。また、おばQさまと同じで、とても聞き上手です。
私は気が短いので、真っ赤に添削してメールで返します。
何で手渡ししないかと言えば、「ウリャァ、遊びに行ってたのかぁ！」と怒ってしまうからです（笑）
少し時間をおいて、感情が収まったら、親切に指導するかもしれませんけれど。

横山さん
なかなか素晴らしいですね。　私でしたら、彼女の方を後釜に考えるかもしれません。
私の会社は中小企業ですから、優秀な男子社員は取りづらく、比較すると優秀な女性は多いですよ。
とう言う事で、本日の勝手な結びは「頑張れ　森本さん、横山さんに抜かれるぞ」でした。

外資社員様　毎度ありがとうございます。
勘違いされていることがあります。私は仕事やISOについてはうそを書いていませんが、性格は悪く、悪逆非道ですぐにかっかして怒る、怒鳴りつける、大声を出すという、周りから嫌われていたのは本当のことです。
ということで私が穏やかな人などと勘違いなさらないように

では外資社員様のご期待に応えて横山さんを・・・
ところで横山さんはなにかトラブルを起こして埼玉支社から本社に来たのですが、どんなトラブルがよいか、アイデアをお願いします。以前、名古屋鶏さんからは「同僚と喧嘩」というアイデアがありましたが、ちょっと月並みで・・


外資社員様からお便りを頂きました（2012.05.25）
横山さん　読者参加型の展開、面白いですね。
サービス残業の片棒担ぎを拒否してなどはどうでしょうか？
勤務実態と、労務記録の不一致を指摘して上司に言ったら、トンデモないと言われた。
真面目に会社のコンプライアンスを考えて、社内通報制度に従い担当役員に言ったら、改善どころか　支社長経由でたしかられたという筋はどうでしょうか？
会社や事業所にもよりますが、大手の残業管理は、かなり杜撰な場合があります。　一つは、総務系に労働局からの天下りで居て調査をしない、２つめの理由は　よそより高給（？）だから残業は当たり前でしょう、みたいな雰囲気があります。　３つ目の理由は、裁量労働制を導入していれば割増賃金不要との誤解です。
良くあるのは、イントラネットで、自己の勤務時間を入れさせますが、デフォルト値は通常勤務。　月末に入力せよと指示が出ますが、割増賃金になると、当人も上長も申請処理が面倒なので、通常勤務時間（残業無し）という状況があります。　実際には、夜10時過ぎ（割増賃金対象）でも働いている人は多く、管理者もデータと実態の食い違いを知りながら、見ないフリをしている会社は多いです。　こういう建前と、実態の違いをツツクと、日本の習慣に外れているから阻害されるのですね。　女性の場合は、潔癖で真面目な人は、そういう事が許せずに、真っ向勝負する人が時々います。
そういう人は、根性もあって、上手く使えれば、とても伸びるのですね。
一方で、能力に応じた仕事をあげないと、意地悪オバサンになるかもしれません。
　とりあえず、ご参考までに

外資社員様　毎度ありがとうございます。
なるほど、同僚とけんかよりはかなり複雑ですね・・・考えます。


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